MEDECINS SANS FRONTIERES

VACANCY: HOSPITAL LOGISTICS MANAGER 

MSF BELGIUM 

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international, independent, medical humanitarian organization that delivers emergency aid to people affected by armed conflict, epidemics, natural disasters, and exclusion from healthcare. MSF offers assistance to people based on need irrespective of race, religion, gender or political affiliation. MSF is therefore guided by the principles of neutrality and impartiality. These principles must apply to all MSF staff.

Job Details

Title of position:

Status of position:

Location:

Hospital Logistics Manager

Full Time Position

Hangha (Kenema District) – MSF KENEMA PROJECT

Main Purpose:

Planning, coordinating and monitoring all logistics related activities in the hospital according to MSF protocols, standards and procedures in order to provide support for its medical activities and to ensure the optimal management of the project.

Main Responsibilities

Leading and directing all support activities in the hospital, in close collaboration with the clinical and nursing leadership, and developing, assessing and implementing the logistics strategy, policies, tools and procedures specifically in the areas of Biomedical, Mechanical, Construction, Energy, Transport, Hospital Supply Applied Security and EPREP. Assisting the hospital management and LogCo in defining the yearly planning, budget and the hospital activities in order to identify and respond to the needs of the population. When required, bidding and managing the hospital improvements, maintenance and construction budget and directing construction requirements in collaboration with Construction Log (if available).

Responsible for the implementation and ensuring the proper functioning of the hospital facilities and structures whether linked to development, installation, maintenance and improvement (e.g. structure, energy, WHS, medical and non- medical materials, communication, cold chain, biomedical equipment, pottering and transfer systems, laundry system, etc.) in accordance with MSF standards and development protocols.

Ensuring that hospital occupational health and safety systems are in place, maintained and updated when needed (e.g. fire safety including emergency planning, hospital access and security).

Responsible for hospital hygiene through good management of cleaning teams, engagement with the nursing director and regular audit. Responsible for safe and efficient waste management and managing hospital WHS in partnership with the responsible WHS specialist and together delivering a comprehensive hospital vector control mechanism. Supporting the project and hospital logistician in the implementation of the Hospital Logistics Tool Kit (HLT) and provide training for its efficient implementation. Ensuring that all staff in the project are informed of the proper use of the hospital’s infrastructure, equipment and communication tools.

Ensuring that the installation and maintenance of the functional spaces of medical offices are in adequate conditions and that the HR structures are in place to support the management of medical facilities.

MSF does not charge fees for receiving any applications or participating in any recruitment process

Planning and supervising in collaboration with the Hospital/Project Coordination Team, the HR processes (recruitment, training, performance evaluation and internal, external communication) of the logistics personnel of the project in order to ensure both the sizing and the amount of knowledge required for the activity. Providing technical reference to all logistical/technical problems and providing guidance to the logistics staff under his/her responsibility. When applicable, supervising the LOG (Biomed, Mechanic and Electrician) and WHS specialist teams.

In coordination with the Logo, reviewing the current hospital logistical management strategies, tools and procedures and recommending possible amendments or revisions in order to achieve effectiveness and efficiency of the hospital support structures

Defining and monitoring the technical aspects of the reduction of political risk of the project, transportation, communication, protection, identification and preparation of the technical aspects of security policy and guidelines, evacuation plans and contingency, monitoring daily the application of safety rules and report to the Logistics Team Leader and/or Project Coordinator any problem that may arise.

Participating in the writing of the monthly reports according to guidelines

Context Specific Accountabilities

Insure MSF ICT PMP, standard and polices for Kenema project is followed and respected.

Insure Biomedical procedures, PMP, standards for Kenema project is followed and respected.

Manage Project/Hospital assets inventory is updated and be the focal point for TMS to insure it is in place for project assets (ICT, Furniture, biomedical equipment, vehicles, maintenance equipment and tools…..)

Insure project maintenances team is following PMP, JR are solved in proper timely manner, JR procedure is followed and respected by maintenance team

Managing Construction work for Hospital and follow up on project Kenema construction work when needed

Follow up on hospital fire safety and evacuation plan are in place and included in PMP, ensure training is provided for all NS and IMS of safety procedures and EAP.

Manage Hospital security guards, refreshment training for watchmen SOPs and provided and monitored, security incidents repots are recorded and action points are followed and implemented immediately.

Work in collaboration with hospital management team, LTL, Facilities log manager, ELTL, EH team workshop manager to coordinate project activities and needed support.

Followed up on delegated logistics tasks from LTL and PC.

Required Criteria

Education:

Languages:

Experience:

Knowledge:

Skills:

Essential secondary education and technical diploma or technical university degree preferably as an engineer

Mende, Krio and English

At least 2 years work experience in logistics related to activities, supply chain, WHS or facilities management

Essential thorough understanding of logistics issues in developing countries (e.g. communications, energy, building maintenance) and management of a multi–skilled

Desirable previous experience with MSF or other NGOs, and working experience in developing countries

Computer literacy – MS Office, Visio, AutoCAD knowledge is desirable

People Management and Development

MSF does not charge fees for receiving any applications or participating in any recruitment process

Commitment to MSF Principles Behavioral Flexibility

Results and Quality Orientation Teamwork and Cooperation

Application Details

Applicants should submit:

Applications can be submitted to:

Application letter, CV, copy of certificates/diplomas, copy of labour card, copy of work certificates from previous employment no original documents to be submitted

MSF Kenema Base (Tissor), MSF Kenema Hospital (Hangha) & MSF–Belgium office in Freetown or through email at msfocb-kenema-hrtl@brussels.msf.org 

Please indicate “Vacancy Hospital Logistics Manager” on the envelope

Application deadline:

Sunday 21 June 2023 at 5 pm – no late applications will be accepted

Only short–listed candidates will be contacted for further recruitment process.

Please note that MSF does not reimburse transportation cost if applicants are asked for a test or interview.